Améliorer ou créer des documents bureautiques

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Sans se lancer dans la création de logiciels, efficace mais longue et plutôt chère, une solution souple, efficace et sous-employée est la création (ou modification) de documents bureautiques évolués, notamment en traitement de texte, tableur, courrier électronique .

En employant des fonctionnalités évoluées et en formant quelques personnels aux plus abordables, on crée des modèles de document qui suffisent à augmenter nettement productivité, souplesse, rapidité, qualité et l'utilisation des fonctionnalités plus nombreuses de ces documents.


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Voici quelques exemples concrets parmi d'autres :


puce verte   Traitement de texte
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puce verte   utilisation des blocs de texte
Pour placer en-têtes, dates, signatures, formules de politesse à des endroits fixes et créer des modèles à partir desquels on enregistrera sous... chaque courrier personnalisé.

puce verte   Utilisation des corrections automatiques
Former les personnels et analyser avec eux les termes à placer dans les corrections automatiques. En tapant une abréviation de quelques lettres, elle est remplacée par un mot, une phrase, un paragraphe.
Voir un exemple

puce verte   Signature scannées
En mélangeant l'insertion d'image et les corrections automatiques, insérer la signature et le nom de différents responsables.

puce verte   Fusions avec une base de données
Que ce soit avec Excel ou une base de données, créer des modèles de lettres-types avec des conditions (si..Alors..sinon) qui modifieront le texte, les valeurs et contiendront les cordonnées du contact permet facturation, envoi de publicité et documents, relances.. en bref, les 2/3 des actions classiques de relations avec des clients et fournisseurs.

puce verte   Sommaire automatique
En définissant et en utilisant les styles, un sommaire automatique est créé, ce qui facilite grandement la navigation dans les documents longs.

et bien d'autres encore... mais utiliser Word ou un autre traitement de texte de façon poussée permet déjà de nombreuses automatisations et souplesses augmentant nettement la productivité et la qualité des documents élaborés.



puce verte   Tableur
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puce verte   Enveloppes d'après une liste d'adresse de tableur
Un tableur peut fonctionner en partie comme une base de données. Vous pouvez donc imprimer des enveloppes à partir d'une liste Excel.

puce verte   Sélection et affichage d'une partie des données
On peut tout à fait effectuer une recherche dans un tableur et n'afficher que les lignes y correspondant.
Nous fabriquons donc les recherches dont vous avez besoin, vous continuez d'alimenter en données les feuilles Excel et en cliquant un bouton, vous obtenez la liste de résultats souhaités.

puce verte   Développements Excel en Visual Basic
C'est un langage de programmation qui permet de transformer Excel en un programme où des objets (boutons, liste déroulantes, liens...) effectueront les actions de votre choix. Si ce n'est pas aussi puissant qu'un logiciel sur mesure, on peut déjà, pour des données ne dépassant pas quelques milliers d'enregistrements, effectuer assez rapidement des programmes de recherches, tris, représentations graphiques, envois par mails et impression de bonne qualité et assez complexes.
Visual basic permet d'effectuer des actions que les menus d'Excel ne proposent pas
Une opération classique est d'augmenter les prix d'un % au changement de tarif. Habituellement, on crée de nouvelles colonnes où l'on inscrit les formules, puis on les masque ou on recopie les valeurs alors qu'une macro de 10 lignes suffit à modifier dans la sélection à l'écran les nombres du % que vous saisissez.

Se former sur Excel et le faire programmer en Visual Basic permet de créer des automatisations et petits programmes augmentant nettement la productivité.



puce verte   Courrier électronique
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puce verte   Filtres/Règles automatiques
se débarasser de courriers indésirables, mais aussi effectuer automatiquement des copies vers certains collaborateurs quand le courrier traite d'un sujet particulier ou provient d'un expéditeur désigné, que les courriers des stagiaires et débutants soient automatiquement envoyés en copie à celui qui les gère, les filtres, une fois réglés, permettent plus de clarté et d'efficacité dans les gestion des centaines de courriels reçus.

puce verte   Sauvegardes des courriels
Le courrier électronique est utilisé par toutes les organisations professionnelles ; mais seulement une minorité effectue automatiquement leur sauvegarde, ne sachant souvent même pas où se trouve le dossier qui les stocke. Nous installons avec vous et/ou votre équipe gérant l'informatique la sauvegarde automatique de tous les dossiers de courriels (terme officiel français pour mail).

puce verte   Organisation des dossiers et courriels
Peut-on et sous quelle forme, doit-on sauver les courriels dans le logiciel qui les gère, dans le dossier du client ? Quels formats existentn avec quels particularités pour chacun ? Nous vous expliquons les différentes possibilités et leurs avantages et effectuons avec vous la première organisation d'archivage automatique et manuelle des courriels (qu'on peut classer dans les dossiers des clients).

puce verte   Recevoir les mails important sur son téléphone
On n'est pas toujours devant un ordinateur et son logiciel de mail et certains importants peuvent nous échapper ou parvenir trop tard.
Aujourd'hui, les opérateurs de téléphone portable permettent de mettre en place - gratuitement - avec un peu de programmation des solutions pour recevoir sur le téléphone dans la minte qui suit sa réception sur l'ordinateur le sujet du mail avec l'expéditeur, et souvent la possibilité de voir les détails. On ne le fait pas pour tous les mails reçus mais seulement pour certains dont on choisit les critères (expéditeur ou mots du sujet), et ainsi on ne rate aucun mail important !

Les bases du courrier électronique sont en général correctement maîtrisées, les possibilités les plus puissantes demeurant souvent méconnues alors qu'elles permettent une rapidité de tri et d'accès aux courriels faisant gagner beaucoup de temps et de souplesse dans la gestion des nombreux messages.



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Références

Survol pour stopper
<center><b>depuis 2012</b></center><br/>Informatisation avec 4D de 5 boulangeries-pâtisseries alsaciennes. Données synchronisées sur une base Mysql distante.

depuis 2012

Informatisation avec 4D de 5 boulangeries-pâtisseries alsaciennes. Données synchronisées sur une base Mysql distante.
<center><b>Depuis 2017<br/>60% sur site à Paris.</b></center><br/>Institut National de l'Audiovisuel.
Bases 4D de documents et droits audiovisuels : Migration, corrections, évolutions, améliorations des interfaces.

Depuis 2017
60% sur site à Paris.

Institut National de l'Audiovisuel. Bases 4D de documents et droits audiovisuels : Migration, corrections, évolutions, améliorations des interfaces.
<center><b>2016<br/>5 mois sur site à 80%</b></center><br/>Equipe de développeurs 4D
sur plusieurs bases connectées
à une énorme base SQL Sybase

2016
5 mois sur site à 80%

Equipe de développeurs 4D sur plusieurs bases connectées à une énorme base SQL Sybase
<center><b>2006 et 2007 sur site</b></center><br/>Formation bureautique sur mesure pour les personnels en reclassement (250 heures)  et pour les personnels de la chaine sans interrompre le travail.

2006 et 2007 sur site

Formation bureautique sur mesure pour les personnels en reclassement (250 heures) et pour les personnels de la chaine sans interrompre le travail.
<center><b>2002-2003<br/>80% sur site</b></center><br/>Création en équipe pendant 2 ans de tous leurs outils 4D, base et site web.

2002-2003
80% sur site

Création en équipe pendant 2 ans de tous leurs outils 4D, base et site web.
<center><b>2006 et 2008</b></center><br/>Allianz Alsace
Formation bureautique sur mesure
sur site avec leurs outils et documents.

2006 et 2008

Allianz Alsace Formation bureautique sur mesure sur site avec leurs outils et documents.
<center><b>depuis 2015<br/>90% à distance</b></center><br/>Editions du Seuil. Base 4D gérant la fabrication des livres
et l'approvisionnement du papier

depuis 2015
90% à distance

Editions du Seuil. Base 4D gérant la fabrication des livres et l'approvisionnement du papier
<center><b>2012<br/>1 semaine / 3 sur site 6 mois, complément en VPN à distance.</b></center><br/>6 mois de développement 4D d'outils internes chez Salomon/Annecy, groupe international Ammer Sports

2012
1 semaine / 3 sur site 6 mois, complément en VPN à distance.

6 mois de développement 4D d'outils internes chez Salomon/Annecy, groupe international Ammer Sports
<center><b>1995-2000 sur site</b></center><br/>Création de la base 4D gérant les centres d'animations de la ville de Paris.

1995-2000 sur site

Création de la base 4D gérant les centres d'animations de la ville de Paris.
<center><b>depuis 2015<br/>à distance Strasbourg-Limoges</b></center><br/>depuis 2015 : Hopital Limoges : 
passerelles d'export de données d'une base 4D (millions de données/documents en fichiers textes, pdf, XML)

depuis 2015
à distance Strasbourg-Limoges

depuis 2015 : Hopital Limoges : passerelles d'export de données d'une base 4D (millions de données/documents en fichiers textes, pdf, XML)
<center><b>2011 sur site</b></center><br/>Spécialiste des arômes artificiels basé en Alsace. Formation au CMS Joomla
pour créer des sites internet.

2011 sur site

Spécialiste des arômes artificiels basé en Alsace. Formation au CMS Joomla pour créer des sites internet.
<center><b>2012 sur site</b></center><br/>Hôpital public du Havre.
Modification d'une ancienne base 4D 6.5
sous Oracle pour exporter vers le nouveau programme plusieurs millions de courriers

2012 sur site

Hôpital public du Havre. Modification d'une ancienne base 4D 6.5 sous Oracle pour exporter vers le nouveau programme plusieurs millions de courriers
<center><b>1998-1999<br/>1 jour / semaine sur site</b></center><br/>Développement base 4D
Maxmara Paris.

1998-1999
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Développement base 4D Maxmara Paris.
<center><b>Depuis 2002<br/>80% à distance</b></center><br/>Artaga association de gestion agréée
programmation 4D du logiciel  de comptabilité pour 4000 adhérents.

Depuis 2002
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Artaga association de gestion agréée programmation 4D du logiciel de comptabilité pour 4000 adhérents.
<center><b>2011 formation sur site</b></center><br/>Boutique Chabert expert-comptable Strasbourg 
Formation avancée pour la gestion d'un site internet, l'emailing, les réseaux sociaux.

2011 formation sur site

Boutique Chabert expert-comptable Strasbourg Formation avancée pour la gestion d'un site internet, l'emailing, les réseaux sociaux.
<center><b>2009 et 2010</b></center><br/>2 formations d'agents d'assurance
pour IGS Formation.
Perfectionnement bureautique 
pour public d'agents 
au faible niveau informatique.

2009 et 2010

2 formations d'agents d'assurance pour IGS Formation. Perfectionnement bureautique pour public d'agents au faible niveau informatique.
<center><b>2006-2010<br/>1 jour / semaine sur site</b></center><br/>PME alsacienne de revente de pièces industrielles.
Création site internet, logiciel 4D d'import-export vers une base Divalto,
formation informatique.

2006-2010
1 jour / semaine sur site

PME alsacienne de revente de pièces industrielles. Création site internet, logiciel 4D d'import-export vers une base Divalto, formation informatique.
<center><b>2004 : missions de 25 jours étalée sur plusieurs mois</b></center><br/>2004 : Groupe Novembre, agence de communication Paris-Strasbourg-Lyon.
interface technique et commerciale avec le prestataire développant le logiciel de gestion des publicités.

2004 : missions de 25 jours étalée sur plusieurs mois

2004 : Groupe Novembre, agence de communication Paris-Strasbourg-Lyon. interface technique et commerciale avec le prestataire développant le logiciel de gestion des publicités.
<center><b>Depuis 2008<br/>interventions ponctuelles sur demande</b></center><br/>Enseignes Kappeler Alsace
Création site internet
Formation informatique
Articulation entre l'entreprise 
et la SSII créant la CRM maison.

Depuis 2008
interventions ponctuelles sur demande

Enseignes Kappeler Alsace Création site internet Formation informatique Articulation entre l'entreprise et la SSII créant la CRM maison.
<center><b>Depuis 2013 à distance</b></center><br/>Organisme de formation management-commercial.
Campagnes de millions d'emails de prospection avec notre logiciel d'emailing.
Création logiciel 4D sur mesure de prospection rapide.

Depuis 2013 à distance

Organisme de formation management-commercial. Campagnes de millions d'emails de prospection avec notre logiciel d'emailing. Création logiciel 4D sur mesure de prospection rapide.
<center><b>2016<br/>4 jours sur site à Montpellier</b></center><br/>SSII Proxiel
Formation de 3 informaticiens à 4D-4ème dimension. Formation en 4 jours avec fourniture d'une bibliothèque de code générique et suivi sur plusieurs mois.

2016
4 jours sur site à Montpellier

SSII Proxiel Formation de 3 informaticiens à 4D-4ème dimension. Formation en 4 jours avec fourniture d'une bibliothèque de code générique et suivi sur plusieurs mois.
<center><b>depuis 2012</b></center><br/>Création avec 4D
d'un logiciel commercial d'emailing
au mail le moins cher de France.
le logiciel reste sur votre ordinateur
sans transmettre vos fichiers adresses
sur internet.
Nombreuses astuces pour éviter le passage en spams.
Evolutions personnalisées  pour certains clients.

depuis 2012

Création avec 4D d'un logiciel commercial d'emailing au mail le moins cher de France. le logiciel reste sur votre ordinateur sans transmettre vos fichiers adresses sur internet. Nombreuses astuces pour éviter le passage en spams. Evolutions personnalisées pour certains clients.
<center><b>2013-2016</b></center><br/>Tennis Club de Strasbourg
plus grand Club d'Alsace en infrastructures.
Pilotage de l'informatisation de la réservation.

2013-2016

Tennis Club de Strasbourg plus grand Club d'Alsace en infrastructures. Pilotage de l'informatisation de la réservation.


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Mis à jour le
jeudi 09 novembre 2017

édité
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